Conducción de Reuniones

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INDICE

1.      LA REUNION EFICAZ

¿Por qué reunirse?

Objetivos de las reuniones

2.      EL CONDUCTOR DE LA REUNION

Su papel antes, durante y después de la reunión

Actitud del conductor ideal

Como motivar la creatividad

Técnicas y reglas para la conducción

3.      EL SECRETARIO DE LA REUNION

Importancia de su papel

Las actas. Informe sintético/analítico. Herramienta de gestión

4.      EL PARTICIPANTE EN LA REUNION

Su papel antes, durante y después de la reunión

Actitud del participante ideal

 

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1. LA REUNION EFICAZ

Los filósofos de la antigua Grecia ya dijeron: “la mayoría de los conflictos y desacuerdos entre las personas se deben a malentendidos” y si hubiesen vivido en el entorno empresarial de nuestro tiempo, podrían haber añadido perfectamente: “en especial en las reuniones de trabajo”.

Un malentendido es un defecto, un corte en la transmisión de un mensaje, que hace que su destinatario no comprenda y reaccione de manera inadecuada.

¿Cómo evitar estos malentendidos y estos defectos en las reuniones de trabajo, donde además se entrecruzan e incluso, a veces, colisionan diferentes personalidades, opiniones, ideas y formas de ver las cosas?

Sencillamente asegurándose de que cada uno escuche a los otros y pueda, a su vez, expresarse con la seguridad de ser escuchado y/o comprendido.

El objetivo de este curso es mejorar la eficacia de todas las reuniones a las que asistimos, ya sea como participante o como conductor de ellas.

¿Por qué reunirse?

1.      Para informar, para informarse y para intercambiar puntos de vista.

2.      Para buscar soluciones a los problemas que se plantean.

3.      Para llegar a acuerdos, tomar decisiones, fijar objetivos, evaluar resultados.

4.      Para coordinar acciones y esfuerzos.

5.      Para ser más creativos, generar ideas y compartir experiencias.

6.      Para mejorar la comunicación, evitando rumores y mejorar en general el ambiente de trabajo y la motivación.

El objetivo de la reunión

Antes de organizar y convocar una reunión, hemos de asegurarnos de que tiene un objetivo claro y que va a servir para alguna cosa en concreto.

Lo ideal es que cuando termine la reunión, todos los participantes hayan comprendido perfectamente la función de la misma y se sientan útiles y satisfechos de haber participado en ella.

Reuniones a rechazar

Hay que rechazar las reuniones sin objetivos o con objetivos poco claros o poco sinceros. En general son reuniones ineficaces ya que no tienen utilidad concreta y los participantes, normalmente salen de ellas con una sensación de pérdida de tiempo.

Algunas de estas reuniones son:

1.      Reuniones-ritual: Se hacen por costumbre. Lo esencial es reunirse durante un tiempo, el contenido es lo menos importante. Si en alguna ocasión, por las razones que sean, no se puede hacer, ninguno de los participantes la echa de menos.

2.      Reuniones para hacer que se acepte una decisión ya tomada: El que convoca la reunión ya ha tomado ya una decisión respecto al problema que se va a tratar, pero quiere aparentar que da a todos la oportunidad de manifestar su opinión y de incidir en la cuestión.

3.      Otras reuniones se hacen para dar sensación de eficacia, para dar seguridad al jefe convocante o para demostrar su autoridad.

Un jefe puede convocar con urgencia a sus colaboradores para conocer su opinión sobre un tema que no es importante. Los participantes no comprenden el motivo de la reunión y lamentan, resignados, haber tenido que dejar su trabajo durante un cierto tiempo.

En ocasiones se puede convocar una reunión porque el jefe tiene la necesidad de “sentir al equipo” a su alrededor, aunque no haya nada en concreto que tratar. Lo importante en este caso no es el contenido de la reunión, sino percibir que existe un grupo compenetrado

También pueden convocarse reuniones simplemente para demostrar “quien” tiene el poder y la autoridad, a pesar de que el convocante sepa que la reunión incomoda a todos y carece de contenido real.

Funciones en la reunión

En toda reunión se dan tres funciones principales: producción, facilitación y regulación.

La función “producción” es la que trata de la tarea o del contenido propio de la reunión (el QUE), del método o proceso (el COMO) y también del QUIEN se ocupa del tema y del CUANDO hay que tenerlo terminado.

Con la función “facilitación” se intenta conseguir un ambiente agradable y amable en la reunión y que el grupo tenga una moral alta.

La función “regulación” se refiere a la conducta adecuada que habrá que seguir para  resolver aquellos “problemas no expresados” en la reunión y evitar que se conviertan en frenos para futuras reuniones o en el deterioro de las relaciones personales o incluso en conflictos personales abiertos.

Desarrollo

En el desarrollo de toda reunión se dan unos pasos concretos. Los más importantes son:

1.           Analizar el problema o la situación.

2.         Investigar las causas.

3.         Proponer soluciones.

4.         Escuchar a los demás: informarse.

5.         Expresarse uno mismo: informar.

6.         Dirigirse y enfocarse hacia el objetivo.

7.         Reformular en síntesis parciales.

8.         Decidir y llegar a acuerdos, procurando el máximo consenso del grupo.

2. EL CONDUCTOR DE LA REUNION

Para que una reunión sea eficaz, hay que prepararla, hay que conducirla y han de obtenerse conclusiones y cumplir con sus objetivos.

La experiencia demuestra que no siempre se domina la técnica de la conducción, lo que hace que nuestras reuniones no sean todo lo eficaces que todos quisiéramos.

El conductor de la reunión es la persona a quien se le ha asignado la responsabilidad de dirigir la reunión y alcanzar el objetivo previsto.

La conducción eficaz sólo podrá practicarse de forma correcta si el conductor comprende que él es uno más del grupo, por lo que ha de saber adaptarse a las diferentes circunstancias y hacer lo posible para que todos los miembros del grupo expresen libremente sus opiniones. Naturalmente el conductor tiene su propia opinión, que podrá defender en el momento adecuado, como cualquier participante.

Cuando se dé la condición de superior jerárquico, todos los participantes conocen perfectamente que, llegado el momento, podrá y/o deberá imponer la decisión que crea sea más conveniente para los intereses del grupo. Para cualquier tipo de organización es absolutamente nefasto la existencia de jefes o directivos, en permanente “estado de reunión”,  que son incapaces de tomar a tiempo sus propias decisiones.

Su papel antes de la reunión

Preparación de la reunión: Una vez fijados el tema y el objetivo de la reunión, el conductor de la misma deberá prepararla con cuidado. Para ello habrá de tener en cuenta los siguientes pasos:

1.      Redactar una convocatoria clara y motivadora, estableciendo el “orden del día”

2.      Señalar el lugar, fecha, horario y duración de la reunión

3.      Adjuntar al orden del día toda la documentación que será necesaria en el trascurso de la reunión. De esta forma se evita que los participantes tengan que “inventar” datos que no tienen a mano, recurrir a la improvisación de forma constante o abusar en la práctica de las intuiciones personales.

4.      Nombrar un Secretario (hablando previamente con el interesado)

5.      Convocar a los participantes con antelación suficiente.

        Convocar sólo a las personas que realmente puedan hacer aportaciones personales al tema o les interese o estén afectadas por el mismo. A las personas “superfluas”, hay que hacerles ver la razón por la que se prescinde de ellas, ya que en ocasiones el hecho de asistir a una reunión también es una cuestión de “status” personal.

Su papel durante la reunión

1.      Presentar y delimitar el tema.

2.      Precisar el objetivo a alcanzar.

3.      Proponer un método para tomar decisiones.

4.      Asegurar la función del secretario.

5.      Solicitar la aportación de hechos, datos e ideas, ordenando las intervenciones, dar el turno de palabra y no permitiendo las “conversaciones aparte”

6.      Ir reformulando el contenido de las intervenciones, centrando al grupo sobre el objetivo y haciendo síntesis: parciales y final.

7.      Distribuir y controlar el tiempo.

8.      Planificar las acciones a emprender y asegurarse que queden claros los papeles de “quién hace qué”, “como” y “cuando”

En las reuniones por video-conferencia hay que prestar especial atención a las personas que están presencialmente en sedes diferentes de donde está el conductor, pues resulta muy fácil que se queden sin poder expresar sus opiniones y puntos de vista. Naturalmente tienen el mismo derecho que los demás y en cambio lo tienen un poco más difícil.

Su papel después de la reunión

1.      Controlar la aplicación de las decisiones tomadas

2.      Evaluar el nivel de satisfacción de los participantes

Actitud del conductor ideal

1.      Considerarse como un miembro más del grupo, independientemente de su posición jerárquica.

2.   Ser capaz de percibir lo que sienten los miembros del grupo.

3.   Ser conciliador, conservando la objetividad y la calma en los momentos de tensión.

4.   No ser el primero en expresar su opinión sobre el tema y, en general, procurar hablar poco.

5.   Evitar poner en dificultades a los participantes durante sus intervenciones.

6.   Conformarse con reformular la opinión emitida, sin juzgarla.

Cómo motivar a la creatividad

El Conductor de la reunión debe tener en cuenta que, por norma general,  las expectativas de los participantes en la reunión se basan en querer sentirse útiles y aportar sus conocimientos y experiencias de forma positiva.

Su posición jerárquica -en las ocasiones en que se dé- puede representar un freno para la creatividad del grupo. Su deseo de estar omnipresente en todos los detalles de los temas de la reunión, puede provocar, de forma involuntaria, que muchas ideas y energías creativas queden bloqueadas.

Hay que evitar que ninguno de los participantes adopte la actitud mental de “ya dirá lo que hay que hacer”

Para alcanzar un nivel óptimo de creatividad, los participantes han de tener resueltas las necesidades que a continuación se relacionan o algunas de ellas, según su propia personalidad:

1

Seguridad

Necesitan respirar un ambiente de confianza y tranquilidad.

2

Consideración

Necesitan ser escuchados, reconocidos, comprendidos en sus opiniones, en sus valores y ser aceptados como integrantes del grupo.

3

Pertenencia

Necesitan sentirse como parte importante de un grupo con personalidad propia, diferenciado claramente de los demás.

4

Progreso

Necesitan aprender, entender y actuar sobre su entorno, tomando sus propias responsabilidades.

5

Realización

Necesitan poder crear, explorar, descubrir, en definitiva alcanzar su propia auto-realización personal.

El conductor para dinamizar y conjuntar el grupo deberá apoyarse en todos los aspectos positivos que se derivan tanto de las expectativas como de las necesidades de los participantes.

Técnicas para la conducción

Son técnicas que permiten al Conductor controlar la acción del grupo y que la reunión se desarrolle con éxito. Las más importantes son:

1.      El silencio

      No resulta nada sencillo manejar los silencios con éxito. Tanto pueden indicar reflexión como tensión y en ningún caso el conductor ha de mostrar inquietud o nerviosismo ante ellos, aunque sean algo prolongados y no sepa en aquel momento que interpretación haya que darle.

      No son muy propios de nuestra cultura ya que los latinos somos habladores en general. En nuestro caso más bien indican tensión que reflexión.

      Cuando se den, hay que “soportarlos” y esperar, pues, normalmente, alguien los va a romper.

2.      La voz

Cuando sea necesario hablar, el conductor ha de hacerlo de forma pausada, sin prisas, articulando bien y modulando la voz. Siempre que sea posible utilizará el sentido del humor.

      Si se tiene, el sentido del humor es un recurso excelente para hacer frente a intervenciones con cierta carga de agresividad. La sonrisa o incluso la risa servirán de ayuda para quitar tensión a la reunión.

3.      La posición geográfica

      El conductor ha de elegir el lugar donde sentarse, que será desde donde pueda “dominar la situación”, tanto desde el punto de vista “visual”, como “auditivo”.

      Estará cerca de la pizarra, que utilizará cuando crea necesario y deberá “saber” los momentos en los que ha de estar sentado, levantarse e incluso cuando le conviene al grupo que él pase desapercibido.

4.      La mirada

      Debe ser móvil e ir circulando por todos los miembros del grupo. Se debe mirar a todos e intentar evitar la tendencia que existe en muchas personas de “entablar diálogos con la mirada” con una sola persona, lo que produce el efecto de dar más importancia a esta persona, en detrimento de las demás y de la participación de éstas en la reunión.

      Con la mirada se detectan y buscan complicidades, se anima o desanima a participar verbalmente a alguna persona del grupo. Una pregunta abierta y dirigida aparentemente al grupo en general, se puede convertir en una pregunta que se formula a una persona concreta cuando se la mira directamente incitándola a responder.

      Análogamente, retirar la vista de una persona y obviarla con la mirada puede ser un sistema eficaz para reducir su participación.

5.      El gesto

Aunque no tiene la importancia de la mirada, el gesto también hay que tenerlo muy en cuenta. Viene a ser algo así como el “acompañamiento” de la mirada.

El conductor de la reunión no debería hacer demasiados gestos, en especial cuando está sentado. Un gesto que hay que procurar evitar es señalar a alguien con el dedo índice, ya que es molesto para las personas.

6.      El tiempo y el ritmo de la reunión

      Los primeros 30 minutos de una reunión son los más productivos, es cuando la atención de los participantes está en su punto más alto. Por tanto se les debe sacar el máximo provecho, procurando tratar en este tiempo los temas más difíciles o más importantes.

      Si la reunión se ha de alargar más de dos horas, es conveniente detener la reunión, haciendo una pausa para tomar un café o algo similar.

      Cuantos más participantes hay en la reunión, más disminuye el tiempo de duración de la atención colectiva.

        Es muy importante que el conductor haga cumplir los horarios, tanto el de inicio como el de terminación de la reunión. Los participantes lo agradecen y en el caso que se incumplan, los minutos de inactividad mientras se espera que lleguen los retrasados y los minutos que se sobrepasa el horario previsto para finalizar la reunión son vividos de forma incómoda y todos van a atribuir la responsabilidad de esta situación a la poca capacidad del conductor.

 

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Seis reglas de oro

1.   Asegurarse de que las discusiones se hagan sobre bases sólidas

      En todas las reuniones se expresan ideas y opiniones. Es normal que haya puntos de acuerdo y también, a veces, fuertes divergencias. Ahora bien, un punto clave en toda discusión es que todo lo que se esté tratando, esté basado sobre unos datos objetivos, concretos y conocidos por todos.

      Por tanto, hay que evitar siempre aquellas frases como “creo que más o menos eran…”, “me parece que en total subía…”, “esto casi nunca se da”, “alguien me ha dicho que…”, “siempre que lo buscas no está”, etc.

2.   No perder de vista el objetivo

      Todos han de conocer bien el objetivo que se intenta lograr en la reunión y el conductor es quien ha de evitar las “desviaciones y distracciones” y devolver la atención al tema, procurando evitar que se salga a menudo de él.

3.   Escuchar y hablar comedidamente. Sintetizar y reformular

      El conductor ha de escuchar objetivamente, teniendo en cuenta que escuchar no es “sólo oír” sino que es percibir lo que hay “detrás” de las palabras que nos dicen.

      En base a esta “escucha activa”, el conductor comprenderá mejor a los demás y éstos también le entenderán mejor a él.

      Hacer síntesis y reformular durante los debates es trabajo propio del conductor, quien hará todo lo posible para no imponer las ideas propias, aunque tiene el mismo derecho que los demás de exponerlas, explicarlas y defenderlas.

      Se entiende por “hacer síntesis” el hecho de resumir el contenido de una o varias intervenciones con el fin de clarificar y hacer avanzar el grupo hacia sus objetivos. En ocasiones, puede ser muy útil para cortar a algún participante que tenga tendencia a intervenir de forma confusa y/o repetitiva o bien se alargue mucho en sus argumentaciones.

      Reformular consiste en repetir con otras palabras lo que algunos de los participantes hayan expresado, sin que aparentemente haya causado impacto en los demás. El conductor, al reformular demuestra atención y aprecio a las personas que habían hecho la aportación, lo que eleva su moral y también la del grupo.

      Si reformula con cierta frecuencia, aumentará también el nivel de atención del grupo y el clima de trabajo será más constructivo.

4.   Utilizar el éxito inmediatamente

      Hay que hacer conscientes a todos de los progresos del grupo, por lo que conviene capitalizar al máximo los éxitos que se vayan obteniendo.

      Es interesante resaltar que, a pesar de que en las reuniones es frecuente y normal dedicar la casi totalidad del tiempo a tratar de resolver los problemas existentes, la inmensa mayoría de los temas de la organización funcionan bien. Si esto no se plantea de vez en cuando, los participantes pueden llegar a sentir que son unos incapaces y que todo funciona mal.

      Este enfoque positivo suele aumentar la producción de ideas y de iniciativas de los participantes en la reunión.

5.   No quitar protagonismo al grupo

      La situación ideal es la del conductor que se convierte en “líder natural” del grupo, sin que tenga la necesidad de utilizar, si la tiene, la potestad de hacer cumplir órdenes.

      Los participantes de la reunión han de sentirse protagonistas del trabajo que se hace en el grupo, por lo que el conductor ha de guiar, dar el ritmo adecuado, intervenir pero sin bloquear al grupo.

      Debe saber hacer preguntas y estimular la aportación de ideas y opiniones. No debe ser impulsivo y ha de saber callarse, controlando su propio silencio.

      A veces se encontrará con la situación de que algunos participantes le formulan preguntas directas. Si el conductor deduce que la pregunta se le hace para adherirse a su respuesta, ha de devolverla al grupo, diciendo por ejemplo: ¿cómo lo ves tu? o desde tu punto de vista, ¿que harías?

6.   No provocar al grupo

      El conductor no debe emplear comentarios hirientes, irónicos y mordaces hacia los participantes y evitará agredir de forma dialéctica a ninguno de ellos. De hacerlo, esta acción puede poner a todo el grupo en su contra.

      Como ya se ha dicho, su papel será más de conciliar y de quitar tensión  cuando la ocasión lo requiera. Debe facilitar la comunicación, el intercambio de opiniones, motivar y avanzar hacia la acción.

Como tratar las situaciones difíciles

Se expone a continuación una tipología consistente en situaciones concretas que suelen darse en las reuniones y que, por lo general, provocan algunos problemas a las personas responsables de su conducción.

No se trata de una relación exhaustiva, ya que los seres humanos podemos exhibir una gama -no infinita, pero si muy amplia y diversificada- en cuanto a conductas distorsionadoras.

De todas formas, pensamos que las más frecuentes son:

1) La persona que llega tarde:

En general, distrae la atención del grupo. En algunas ocasiones resulta molesta, ya que además de llegar tarde, saluda a los conocidos y cuando se sienta pregunta a los vecinos de que se está hablando.

Suele dar buen resultado detener la reunión hasta que la persona se ha sentado, pidiendo una pequeña pausa a la persona que estaba hablando en aquel momento, con el fin de que el que llega tarde sea plenamente consciente que detiene la reunión.

También suele ser efectiva la conducta amable: detener la reunión, indicarle, si procede, donde puede sentarse y explicarle brevemente que punto del orden del día se está tratando.

En los casos de reincidencias constantes y abusivas, es mejor tratar el tema en una entrevista fuera de la reunión.

2) La persona que busca reconocimiento:

Es aquella que intenta “lucirse” y atraer la atención sobre sí misma, centrándose de forma constante en su propia persona.

Acostumbra a dar resultado reconocerle públicamente los méritos contraídos hasta la fecha y seguidamente utilizar alguna ironía en relación al futuro del tema que nos está ocupando.

3) La persona negativa:

Viene a ser como una repetitiva ducha de agua fría. Mueve la cabeza negativamente ante cualquier propuesta o bien dice “esto no funcionará”, o “hace tiempo lo probamos y no dió resultado”

Ante estas personas, lo mejor es incitarlas a hacer propuestas y a hablar en positivo. Por ejemplo: en vez de decirnos que esto no funcionará, ¿por qué no expones cual es tu propuesta?

O también utilizando un tono irónico-simpático ¿por qué no nos sorprendes a todos y esta vez nos dices que crees que la situación se va a arreglar?

4) La persona “pasota”:

Es aquella que tiene una clara actitud de desatención y se pone a leer otras cosas que no tienen relación con la reunión, a hacer dibujitos, o -si se da el caso- se sientan en las últimas filas a pesar de haber sitio libre más adelante. En cierta manera lo que hace es manifestar una conducta desafiante hacia el conductor y hacia todos los participantes.

Hay que intervenir de forma rápida. No podemos ignorar la situación, ya que por lo general, desmoraliza e irrita a los demás. Podemos preguntarle si lo que está leyendo nos puede interesar a todos, o si tiene que ver con el tema, o simplemente si está molesto por alguna razón.

5) La persona que habla con el de al lado o el de enfrente:

Es una conducta muy perturbadora y, por desgracia, bastante frecuente en las reuniones. Algunas personas, dejando de prestar atención al tema, se ponen a hablar con su vecino o vecinos, generando un “ruido” que no sólo distrae y molesta, sino que provoca que algunos participantes desvaloricen lo que se está haciendo y se desinteresen.

¿Qué ocurre cuando uno se pone a hablar mientras otro está hablando / explicando alguna cosa?

1º)no escucha

2º)hace que otro tampoco escuche

3º)hace ruido y distrae / molesta a otros

4º)supone falta de respeto al que habla

5º)a veces descentra al que habla

Son personas con una cierta “incontinencia verbal”, que no pueden esperar a que les toque el turno de intervenir.

La mayoría de veces se ignora a estas personas, lo cual no es conveniente, ya que si hacemos ver que no nos fijamos en ellas, van a seguir con su conducta. Por tanto hay que cortar este tipo de conversaciones, tan pronto como se inicien.

Podemos preguntar ¿cómo lo veis vosotros? o ¿podemos compartir lo que estáis comentando?  Normalmente acostumbran a no decir nada útil.

También podemos detener la reunión y dirigirnos a ellos, diciéndoles que levanten un poco más la voz, ya que los demás miembros del grupo también están interesados en oír sus comentarios. Lo normal es que entonces se callen y al reanudar podemos decir que la existencia de dos reuniones en paralelo nos va a restar eficacia.

6) La persona agresiva:

Hay personas que “saltan” con gran facilidad y pueden “atacar” a cualquier participante o al conductor de la reunión.

También conviene cortar a estas personas para evitar que el clima del grupo se haga irrespirable. De entrada hemos de decir que escucharemos con mucho gusto los puntos de vista de todos, respetando siempre a los que estén en el uso de la palabra. Las diferencias son siempre bienvenidas porque dan lugar a reflexiones mucho más ricas o a tomar decisiones más contrastadas, pero que agradeceremos que las sugerencias se hagan de forma ordenada, con respeto a los demás y en un tono que no genere tensiones.

Si el atacado es el propio conductor, no se iniciará ninguna discusión, sino que con tranquilidad, hay que limitarse a recoger la crítica, diciendo que como consideramos que la cuestión es personal, lo discutiremos fuera de la reunión.

7) La persona que habla demasiado:

En ocasiones hay personas que confunden lo que es una reunión con un Parlamento donde se va a hacer discursos y acaparan el tiempo con intervenciones excesivamente largas y complejas.

No es fácil cortar este estilo, pero hay que hacerlo ya que hace perder mucho tiempo al grupo. La mejor manera es interrumpir con una sonrisa a la persona habladora, diciéndole algo así como: “creo que te entiendo, lo que tu está proponiendo es…”, o “entiendo que tu estarías de acuerdo con que hiciéramos…”

Se trata de interrumpir resumiendo, con lo que la persona no se siente rechazada y a  veces se da cuenta de que hay que ser más sintético en las exposiciones.

8) La persona que defiende intereses particulares:

Intenta aprovechar la reunión o una parte de ella, para conseguir algún objetivo particular que no es coincidente con los propios del grupo. Por tanto, a la que el conductor o el grupo se descuidan, se produce un desvío en algún tema del orden del día.

Hay que reconducir la reunión, interrumpiendo si procede a la persona afectada, recordándole que puede hacer propuestas relativas a los temas que quiera introducir para que sean tratados en próximas reuniones.

 

Actualmente, con el uso masivo de las más sofisticadas tecnologías de “última generación” (tablets, móviles, ordenadores, etc.), es necesario llegar a acuerdos con los participantes en las reuniones, sobre su utilización responsable. Es recomendable decir de forma clara que es lo que consideramos como conducta apropiada en estos casos. Naturalmente se puede usar cualquiera de estas tecnologías para tomar notas, consultar documentos, etc. pero no, por ejemplo, para seguir vía Internet, los resultados de partidos de fútbol  y similares.

 

Como resumen, se puede decir que la persona que conduce una reunión ha de tener dos prioridades esenciales:

1) La que se refiere a la tarea, al contenido, al trabajo a realizar, o sea conseguir los objetivos fijados y que se traten todos los puntos del orden del día en el tiempo que se dispone.

2) La que se refiere a las relaciones personales, lograr un buen ambiente de trabajo, distendido y productivo, donde surjan iniciativas innovadoras y que provoque la consecución de acuerdos.

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3. EL SECRETARIO DE LA REUNION

Su papel

El papel del Secretario es hacer un informe de la reunión (acta). Esto puede hacerse de forma sintética o analítica.

El acta es un documento de gran importancia y no debe descuidarse nunca. Poco quedará de los debates, coloquios y contraste de opiniones, si no se ha tomado nota de nada.

Las actas no se “fabrican” después de la reunión, sino que se van construyendo durante la misma, punto por punto, siguiendo el orden del día. Por desgracia existe una cierta tendencia a desatender esta importante función.

El acta como instrumento de gestión

Después de la reunión, el acta puede jugar un papel relevante. Para ello, el Secretario ha de hacerla de forma rápida. Al día siguiente de la reunión todos los participantes deberían tenerla.

A los participantes les sirve para saber “bien” todo lo que se ha decidido (evitando malentendidos) y tener claro lo que le corresponde hacer y qué plazo tiene para realizarlo.

Al Conductor de la reunión le va a ser muy útil para llevar un cierto control de las actividades que se ha decidido poner en marcha y resolver las normales dudas y dificultades que surgen ante cualquier problema.

Respecto a la “lectura del acta anterior”, primero de los puntos del Orden del Día de cualquier reunión, hay que procurar que su tratamiento sea el correcto, ya que si no tenemos un cierto control del tiempo, corremos el riesgo de volver a repetir la reunión anterior. En reuniones con muchos temas, es aconsejable que el Secretario haga un  listado con los temas pendientes, sus responsables y el plazo de ejecución y este listado se revise al inicio de la reunión, dedicándole aproximadamente un 10% del tiempo.

Informe sintético

1.   Reorganizar y clasificar por temas los contenidos recogidos en la discusión.

2.   Por cada idea desarrollada, anotar:

      – Los argumentos favorables a la idea

      – Los argumentos en contra

3.   El informe-síntesis tiene ventajas:

      – Es más breve y más funcional

      – Tiene más posibilidades de ser leído y utilizado

Informe analítico

1.   Reflejar el contenido minucioso y detallado de la reunión.

2.   Tener apuntes suficientes para resumir el debate o la discusión desde el principio, seleccionando de las distintas intervenciones los elementos a anotar. En caso de duda sobre las opiniones emitidas, el Secretario consultará al grupo.

3.   Escribir sobre la situación del problema a resolver, los puntos de acuerdo y desacuerdo entre los participantes, las ideas divergentes y convergentes y las conclusiones obtenidas.

Común a los dos informes

Cuando el grupo decida poner en marcha acciones, es imprescindible anotar:

  La definición de las distintas tareas (qué).

  El nombre de los responsables (quién)

  En su caso, el método o proceso a seguir (cómo)

  Los plazos fijados para cada tarea (cuando)

Es lo que se ha señalado como “función producción” de toda reunión.

4. EL PARTICIPANTE EN LA REUNION

Su papel antes de la reunión

1.   Preparar su “dossier” sobre el tema a tratar

2.   Recoger hechos, informaciones y datos concretos

3.   Estar disponible para el día fijado

Su papel durante la reunión

1.   Ser puntual

2.   Respetar la disciplina del grupo y el método de trabajo.

3.      Participar activamente en el análisis del problema y en la búsqueda de soluciones, expresando libremente sus opiniones y defendiéndolas sin agresividad.

4.      Presentar argumentos sólidos basados en hechos y datos controlados por él mismo.

5.      Escuchar el punto de vista de los demás y no interrumpirles cuando estén en uso de la palabra.

6.      Hacer el esfuerzo de comprender a los otros antes de criticarlos, aceptando que piensen de modo diferente.

7.      Tener coraje y valor suficientes para cambiar de opinión.

8.      Aceptar las decisiones tomadas, incluso si éstas son contrarias a su forma de pensar y hacen cambiar sus hábitos.

Su papel después de la reunión

Poner en marcha las acciones que el grupo ha decidido que le corresponden, aceptando su responsabilidad sobre las mismas.

 

Actitud del Participante ideal

1.   Está dispuesto tanto a hablar como a escuchar.

2.   Sabe defender su punto de vista, pero está dispuesto a admitir el de los demás.

3.   Sigue el curso de su pensamiento, estando al mismo tiempo atento a la reflexión del Grupo.

4.   Tiende más a hacer progresar al Grupo que a dar una buena imagen de sí mismo.

5.   A los demás participantes les ve más como amigos y/o compañeros, que como competidores o jueces

6.   Se centra más en el objetivo del Grupo que en el suyo propio

 

JORDI ESTELLER

Enero 2013  (última revisión)

 

 

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