Cond. Reuniones – Recomend. Pràct.

RECOMENDACIONES PRÁCTICAS DIRIGIDAS A LOS PARTICIPANTES EN REUNIONES

1) Esté atento

Durante un debate, existe la parte verbal, lo que dicen los participantes, pero también existe la parte “no verbal”, es decir, los gestos, la mirada, las posturas: son las formas de expresar sentimientos y sensibilidades

Está atento a todo

 Imagen CR01

2) Escuche

Escuchar es más que oír, es estar atento, es ser receptivo, comprender, tener paciencia, callarse…

Es poder responder “SI” a estas preguntas:

¿He escuchado sin interrumpir?

¿He prestado atención a lo que se ha dicho?

¿He comprendido las ideas expresadas?

¿Me he dado cuenta de los motivos reales?

¿Podría repetir lo que acaban de decir?

 CR02

3) Contrólese

Levantar la voz y gritar no es argumentar ni explicarse.

Si perdemos la calma, es imposible escuchar, reflexionar y comprender. Por ello, hay que controlarse.

Cuando exista el riesgo de que el tono suba de nivel, hay que pensar en mantener la calma, y si es preciso hay que callarse momentáneamente.

 CR03

4) No interrumpa

Diga lo que diga el que está hablando, deje que termine su frase o su exposición.

Una frase cortada, una expresión interrumpida, es quizá una idea o un proyecto perdido.

 CR04

5) A cada cual su turno

A todos les llegará el turno, debería recordar el Conductor antes de empezar la reunión.

Una buena reunión es aquella en la que todos pueden expresarse sin ser interrumpidos, molestados, etc.

Por consiguiente, es necesario que una cierta disciplina y unas reglas del juego, sean aceptadas por todos los participantes.

 CR05

6) Sepa estar callado

Callar es, en primer lugar, dejar hablar al otro.

Callar también es escucharle.

Callar es, finalmente, darse a uno mismo el tiempo necesario para reflexionar sobre lo que otros han dicho.

 CR06

7) Sea claro

No utilice palabras ni frases difíciles para expresar sus ideas.

Tómese su tiempo entre cada idea o frase y, antes de tomar la palabra, piense no sólo en lo que va a decir, sino también en cómo lo va a decir.

 CR07

8) Sea breve

Cualquiera que sea el tema, es indudable que hay una forma de ser breve.

Vaya al “grano”, resaltando lo importante, piense que hay otras personas que esperan y que sabrán hacerle preguntas si es necesario… y además quedan otros temas.

 CR08

9) Hable alto y lentamente

Vd. no puede hacer nada con su timbre de voz, pero puede controlar el volumen y el ritmo.

No adopte un tono confidencial o íntimo, pues cansaría rápidamente a los que quieren escucharle…

Ar ti cu le y hable claro para lograr interesar a los que le escuchan.

 CR09

10) No exponga demasiadas cosas

Un tiempo para cada idea y cada idea a su tiempo. Al preparar la reunión, Vd. ha pensado, con razón, que un esquema o una tabla, sería una buena manera de ilustrar su exposición: ¡excelente idea!, pero con la condición de que estos documentos no se multipliquen.

Corre el riesgo de abrumar, cansar y confundir a los que le están escuchando.

Muestre sólo un documento a la vez.

 CR10

11) No sea demasiado tímido

¡Cuentan con Vd.!

Atrévase a dar su punto de vista. Vd. está en la reunión precisamente para esto, cualquiera que sea la conducta, la antigüedad, el nivel jerárquico o la personalidad de los demás participantes.

Sea Vd. mismo y hable sin miedo ni temor.

 CR11

12) No haga apartes

Si Vd. habla con la persona que tiene al lado o al frente, está desviando la atención de los demás y molesta a los otros participantes.

Sus observaciones -incluso si son críticas- si se hacen de forma directa y abierta, enriquecerán al grupo.

Y si están fuera de lugar, entonces: ¡cállese!

 CR12

RECOMENDACIONES PRÁCTICAS DIRIGIDAS A LOS CONDUCTORES DE REUNIONES

13) Prepare la reunión

Vd. es el Conductor de la reunión. Ésta se desarrollará en buenas condiciones si ha convocado con tiempo a los participantes y la sala está disponible.

No olvide comprobar (antes) el buen funcionamiento del material y los equipos y asegurarse de que todos los documentos necesarios para el trabajo están en su sitio.

 CR13

14) Domine la pizarra

La pizarra es siempre una gran ayuda.

     sirve de testigo

     permite a cada  uno encontrar su idea

     ayuda a clarificar

     proporciona seguridad

Todo ello, con dos condiciones:

     que se escriba de forma clara y legible

     que se apunte  lo  que  se  ha dicho (sin interpretar)

 CR14

15) Practique el turno de palabras

No hay que olvidar a ninguno de los participantes.

Cada uno ha de poder hablar con la máxima frecuencia posible.

El turno de palabras, sin ningún orden rígido ni obligatorio, da a los más discretos la oportunidad de participar y permite recoger todas las opiniones.

Dando la palabra a los participantes por rotación, de una manera flexible, Vd. se asegura de no olvidar a nadie.

 CR15

16) Preguntas… Respuestas…

Muchas preguntas sólo tienen por objeto sugerir  una determinada respuesta.

“¿no cree Vd. que…?” permite señalar el punto de vista del que formula la pregunta.

Es una pregunta orientada, que difícilmente va a plantear debate.

Excepto cuando se va muy ajustado de tiempo, conviene siempre formular preguntas abiertas, del tipo “¿que piensa Vd. de…?”

 CR16

17) Ponga el radar

Esté atento a los signos externos… incluso los de fatiga.

Una cara más o menos entusiasta, unas manos o pies que no saben estarse quietos, una mirada ausente, constituyen signos que un buen conductor de reuniones debe observar a tiempo para saber que está pasando en el grupo.

 CR17

18) Preferencia al otro

En la mayoría de los casos, el buen conductor de reuniones es, en primer lugar, un agente de circulación de ideas.

Respete este código de circulación y dé siempre preferencia a los participantes.

Es más fácil hablar que callarse, pero Vd. no está ahí para escucharse a sí mismo, sino para facilitar que todos se puedan expresar con libertad.

 CR18

19) Escuche a los callados

Si un participante guarda silencio de forma continuada, pregúntese por qué: ¿es de los tímidos?,  ¿se habrá molestado por alguna razón?,  ¿se siente excluido?, ¿se han atendido sus ideas?,  ¿está poco interesado?, ¿está cansado?.

Hay que “controlar” a los habladores, pero a los que se callan con demasiada frecuencia, procure darles la palabra en temas que conocen.

 CR19

20) Cuidado con la unanimidad

Si todo el mundo estuviera de acuerdo siempre y de forma inmediata, no sería necesario reunirse.

Desconfíe de las adhesiones demasiado rápidas a una idea defendida con brillantez y convicción.

La ausencia aparente de reacciones no significa, ni mucho menos, que todo el mundo esté de acuerdo con la propuesta.

Antes de pasar a otro tema, no se olvide de preguntar si alguien tiene otra idea.

 CR20

21) Mantenga la calma… y sonría

Para expresarse eficazmente, las personas necesitamos una cierta tranquilidad.  Puede ocurrir, que a pesar de sus esfuerzos, alguien pierda el control de sí mismo, metiéndose con otro o con el conductor.

Mantenga la calma, incluso si la tormenta es fuerte. Manifieste buena voluntad, escuchando y sonriendo.

Dé muestras de atención y consideración hacia todos. De esta forma, tranquilizará a los más agresivos.

 CR21

22) No imponga sus ideas

 Su idea es buena, Vd. está convencido de ello.

Expóngala claramente para conseguir la adhesión de los demás.

Demuestre de forma paciente el interés que merece, conteste a las preguntas y objeciones, defienda su posición, pero… ¡no imponga!

 CR22

23) No se pierda

No pierda nunca de vista los objetivos y el plan de trabajo establecidos al inicio de la reunión.

No dude en “llamar al orden” si alguno de los participantes hace observaciones, sin duda muy interesantes… ¡pero totalmente ajenas al tema!

 CR23

24) Escuche la diferencia

Todo grupo se compone de personalidades diversas: por sus experiencias, sus ideas, sus opiniones y sus maneras de expresarse.

La riqueza y la eficacia del grupo proceden de esta diversidad.

Una tarea prioritaria del conductor es valorar y reforzar positivamente estas particularidades personales.

CR24

JORDI ESTELLER

Enero 2013   (última revisión)

Leave a Reply

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *