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Conducción de Reuniones

INDICE 1.      LA REUNION EFICAZ ¿Por qué reunirse? Objetivos de las reuniones 2.      EL CONDUCTOR DE LA REUNION Su papel antes, durante y después de la reunión Actitud del conductor ideal Como motivar la creatividad Técnicas y reglas para la conducción 3.      EL SECRETARIO DE LA REUNION Importancia de su papel Las actas. Informe sintético/analítico. Herramienta de gestión 4.      EL PARTICIPANTE EN LA REUNION Su papel antes, durante y después de la reunión Actitud del participante ideal     1. LA REUNION EFICAZ Los filósofos de la antigua Grecia ya dijeron: “la mayoría de los conflictos y desacuerdos entre las personas se deben a malentendidos” y si hubiesen vivido en el entorno empresarial de nuestro tiempo, podrían haber añadido perfectamente: “en especial en las reuniones de trabajo”. Un malentendido es un defecto, un corte en la transmisión de un mensaje, que hace que su destinatario no comprenda y reaccione de manera inadecuada. ¿Cómo evitar estos malentendidos y estos defectos en las reuniones de trabajo, donde además se entrecruzan e incluso, a veces, colisionan diferentes personalidades, opiniones, ideas y formas de ver las cosas? Sencillamente asegurándose de que cada uno escuche a los otros y pueda, a su vez, expresarse con la seguridad de ser escuchado y/o comprendido. El objetivo de este curso es mejorar la eficacia de todas las reuniones a las que asistimos, ya sea como participante o como conductor de ellas. ¿Por qué reunirse? 1.      Para informar, para informarse y para intercambiar puntos de vista. 2.      Para buscar soluciones a los problemas que se plantean. 3.      Para llegar a acuerdos, tomar decisiones, fijar objetivos, evaluar resultados. 4.      Para coordinar acciones y esfuerzos. 5.      Para ser más creativos, generar ideas y compartir experiencias. 6.      Para mejorar la comunicación, evitando rumores y mejorar en general el ambiente de trabajo y la motivación. El objetivo de la reunión Antes de organizar y convocar una reunión, hemos de asegurarnos de que tiene un objetivo claro y que va a servir para alguna cosa en concreto. Lo ideal es que cuando termine la reunión, todos los participantes hayan comprendido perfectamente la función de la misma y se sientan útiles y satisfechos de haber participado en ella. Reuniones a rechazar Hay que rechazar las reuniones sin objetivos o con objetivos poco claros o poco sinceros. En general son reuniones ineficaces ya que no tienen utilidad concreta y los participantes, normalmente salen de ellas con una sensación de pérdida de tiempo. Algunas de estas reuniones son: 1.      Reuniones-ritual: Se hacen por costumbre. Lo esencial es reunirse durante un tiempo, el contenido es lo menos importante. Si en alguna ocasión, por las razones que sean, no se puede hacer, ninguno de los participantes la echa de menos. 2.      Reuniones para hacer que se acepte una decisión ya tomada: El que convoca la reunión ya ha tomado ya una decisión respecto al problema que se va a tratar, pero quiere aparentar que da a todos la oportunidad de manifestar su opinión y de incidir en la cuestión. 3.      Otras reuniones se hacen para dar sensación de eficacia, para dar seguridad al jefe convocante o para demostrar su autoridad. Un jefe puede convocar con urgencia a sus colaboradores para conocer su opinión sobre un tema que no es importante. Los participantes no comprenden el motivo de la reunión y lamentan, resignados, haber tenido que dejar su trabajo durante un cierto tiempo. En ocasiones se puede convocar una reunión porque el jefe tiene la necesidad de “sentir al...
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Cond. Reuniones – Recomend. Pràct....

RECOMENDACIONES PRÁCTICAS DIRIGIDAS A LOS PARTICIPANTES EN REUNIONES 1) Esté atento Durante un debate, existe la parte verbal, lo que dicen los participantes, pero también existe la parte “no verbal”, es decir, los gestos, la mirada, las posturas: son las formas de expresar sentimientos y sensibilidades Está atento a todo   2) Escuche Escuchar es más que oír, es estar atento, es ser receptivo, comprender, tener paciencia, callarse… Es poder responder “SI” a estas preguntas: ¿He escuchado sin interrumpir? ¿He prestado atención a lo que se ha dicho? ¿He comprendido las ideas expresadas? ¿Me he dado cuenta de los motivos reales? ¿Podría repetir lo que acaban de decir?   3) Contrólese Levantar la voz y gritar no es argumentar ni explicarse. Si perdemos la calma, es imposible escuchar, reflexionar y comprender. Por ello, hay que controlarse. Cuando exista el riesgo de que el tono suba de nivel, hay que pensar en mantener la calma, y si es preciso hay que callarse momentáneamente.   4) No interrumpa Diga lo que diga el que está hablando, deje que termine su frase o su exposición. Una frase cortada, una expresión interrumpida, es quizá una idea o un proyecto perdido.   5) A cada cual su turno A todos les llegará el turno, debería recordar el Conductor antes de empezar la reunión. Una buena reunión es aquella en la que todos pueden expresarse sin ser interrumpidos, molestados, etc. Por consiguiente, es necesario que una cierta disciplina y unas reglas del juego, sean aceptadas por todos los participantes.   6) Sepa estar callado Callar es, en primer lugar, dejar hablar al otro. Callar también es escucharle. Callar es, finalmente, darse a uno mismo el tiempo necesario para reflexionar sobre lo que otros han dicho.   7) Sea claro No utilice palabras ni frases difíciles para expresar sus ideas. Tómese su tiempo entre cada idea o frase y, antes de tomar la palabra, piense no sólo en lo que va a decir, sino también en cómo lo va a decir.   8) Sea breve Cualquiera que sea el tema, es indudable que hay una forma de ser breve. Vaya al “grano”, resaltando lo importante, piense que hay otras personas que esperan y que sabrán hacerle preguntas si es necesario… y además quedan otros temas.   9) Hable alto y lentamente Vd. no puede hacer nada con su timbre de voz, pero puede controlar el volumen y el ritmo. No adopte un tono confidencial o íntimo, pues cansaría rápidamente a los que quieren escucharle… Ar ti cu le y hable claro para lograr interesar a los que le escuchan.   10) No exponga demasiadas cosas Un tiempo para cada idea y cada idea a su tiempo. Al preparar la reunión, Vd. ha pensado, con razón, que un esquema o una tabla, sería una buena manera de ilustrar su exposición: ¡excelente idea!, pero con la condición de que estos documentos no se multipliquen. Corre el riesgo de abrumar, cansar y confundir a los que le están escuchando. Muestre sólo un documento a la vez.   11) No sea demasiado tímido ¡Cuentan con Vd.! Atrévase a dar su punto de vista. Vd. está en la reunión precisamente para esto, cualquiera que sea la conducta, la antigüedad, el nivel jerárquico o la personalidad de los demás participantes. Sea Vd. mismo y hable sin miedo ni temor.   12) No haga apartes Si Vd. habla con la persona que tiene al lado o al frente, está desviando la atención de...
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Niveles de escucha

NOTAS sobre Niveles de Escucha Escuchar – Escuchar es un elemento estratégico de la comunicación – Escuchar es mucho más que “oír lo que otro dice”. – Escuchar es una actitud que implica un profundo respeto hacia el otro. – Escuchando con respeto y con un tono de humildad y sinceridad, generamos una confianza mutua que mejora, en general, las relaciones entre las personas. 5 NIVELES DE ESCUCHA (Stephen R. Covey) – Ignorar – Fingir – Escucha selectiva – Escucha atenta – Escucha empática La escucha “empática” Significa estar realmente dispuestos a comprender la situación de la persona que nos habla y sus posibles problemas. No sólo entender lo que nos dice, sino también comprender de forma profunda y completa al otro, sus actitudes y los sentimientos y emociones que acompañan a sus palabras. Hay que escuchar lo que nos dice la otra persona y lo que “no nos dice”. Al escuchar, hemos de respetar todo lo que nos dicen, incluso cosas que no nos gusta nada tener que oír. Podemos estar más o menos de acuerdo con lo que nos dicen, pero debemos admitir totalmente que es su forma de opinar y de pensar y esto, por lo general, no es fácil. La escucha “empática” implica entrar en el “marco de referencia” de la otra persona y ver las cosas a través de este “marco”. Es como ver el mundo como lo ve la otra persona (con sus ojos) No significa, de ninguna manera, estar de acuerdo con el otro. En cualquier relación personal, puede ponerse el foco en el YO o en el TU. En los procesos de escucha empática, hay que ponerlo siempre en el TU. Para escuchar de forma empática, hay que hacer todo lo posible para evitar pasar la información que se recibe de los demás, por los propios filtros personales, formados por los paradigmas o esquemas mentales que previamente nos hemos construido y tenemos interiorizados. Cuando las personas ponen en funcionamiento su propio filtro, lo que ocurre gran cantidad de veces, las personas no se “escuchan”, no se comprenden. Habilidades para la escucha “empática” – Mostrar atención – Repetir alguna frase – Decir palabras de refuerzo – Resumir y recapitular aspectos de la conversación Aspectos negativos para la escucha “empática” – Interrumpir con frecuencia – Desviar la atención – Dar consejos – Hablar de uno mismo (y de sus experiencias) Algunos bloqueos a la escucha “empática” – Percibir que hay que evaluar, juzgar o tomar decisiones sobre lo que nos explican – Tener prisa y escuchar “corriendo” – Escuchar “sólo” lo que se quiere escuchar – Estar en desacuerdo total con el punto de vista de la otra persona – Tener otras cosas en la mente – Percibir a la otra persona como muy diferente a uno mismo JORDI ESTELLER Enero...
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Participación

PARTICIPACIÓN 1)   PREAMBULO       1.1.   Antecedentes       1.2.   Participación para obtener mejoras 2)   PARTICIPACION, ¿POR QUÉ?       2.1.   Relación Participación – Dirección de Personas                2.1.1.   La mentalidad de los trabajadores está en proceso de cambio continuo y sus necesidades van siendo diferentes                2.1.2.  Hay que utilizar “toda” la inteligencia de la organización                2.1.3.  Crear entornos motivantes                2.1.4.  Gestión del conocimiento                2.1.5.  Retener el talento                2.1.6.  Por qué un Programa de Participación, desde el enfoque de la “dirección de personas”               2.2.   Relación Participación – Política de innovación                2.2.1.  I+D+i                2.2.2.  Todos podemos innovar                2.2.3.  Participar para innovar 3)   PARTICIPACIÓN, ¿CÓMO?       3.1.   El compromiso de la dirección                3.1.1.  Dificultades       3.2.   Características de los Programas de Participación                3.2.1.  Participación individual                3.2.2.  Participación colectiva                3.2.3.  Participación voluntaria u obligatoria                3.2.4.  Elección de temas a tratar                3.2.5.  Continuidad en el tiempo                3.2.6.  Combinaciones y denominaciones                3.2.7.  Características comunes                3.2.8.  Fórmula de participación realista       3.3.   Recomendaciones prácticas de “como” poner en marcha un programa de participación                3.3.1.  Pasos para la implantación de un programa de grupos de participación                3.3.2.  Estructura del programa       3.4.   Diversos aspectos a tener en cuenta                3.4.1.  Reconocimiento e incentivos                3.4.2.  Posibles problemas                3.4.3.  Algunas sugerencias       3.5.   Nuevos papeles 4)   INVERSION RENTABLE 1)  PREAMBULO 1.1. Antecedentes Nuestra Asociación organizó en Septiembre de 1984, el primer encuentro entre profesionales de las empresas españolas para tratar temas relativos a los programas de participación: se le denominó “1er. Simposio Español de Círculos de Calidad”. Entonces se relacionaba de forma muy estrecha la Participación con la Calidad, idea que se mantuvo durante varios años, en los que se organizaron una gran cantidad de actos, jornadas y congresos, tanto a nivel español como europeo. Con el paso del tiempo, el acento de la participación se ha ido poniendo, de acuerdo con los ciclos económicos de cada momento, en diferentes aspectos de la problemática empresarial: integración con los programas de calidad total, con la mejora continua y, en general, relacionándolo siempre con la competitividad y la supervivencia de las empresas. En la filosofía de los programas de participación destacan dos aspectos importantes que han permanecido inalterables a lo largo de los años, por un lado su estrecha relación con las políticas de dirección de personas y por otro con las políticas de innovación. Hay que tener en cuenta que cada vez que surge una idea o una sugerencia de mejora, por muy modesta que sea, se está innovando. 1.2. Participación para obtener mejoras En este enfoque que presentamos sobre la Participación, el objetivo básico o la finalidad última será cómo conseguir mejoras -en un aspecto amplio- en la eficacia, en la eficiencia, en la competitividad y en la rentabilidad de las empresas y de las organizaciones. No contemplamos ni nos referimos a las diferentes formas que pueden adoptar las empresas en cuanto a su “propiedad”, ni tampoco a como modificar su estructura o la composición de su capital, ni de como convertirlas en otro tipo de sociedades del que son en la actualidad; entendiendo y respetando que éste puede ser también uno de los planteamientos perfectamente encuadrables dentro del concepto “participación”, en su sentido amplio. 2)  PARTICIPACIÓN, ¿POR QUÉ? Si nos formulamos la pregunta ¿por qué son necesarios o recomendables los programas de participación?, como hemos mencionado, las respuestas las encontraremos en dos áreas...